Årsmøte vil skje digitalt i år - les mer om hva det betyr
09.04.2020 11:14
VIKTIG: Kjære aksjonær i Grefsenveien:
Vi gjennomfører digital generalforsamling i år og du må hjelpe til.
Usbl, vår forretningsfører, tilrettelegger for digitale årsmøter som følge av Coronasituasjonen og at det er frarådet å møte i større grupper. Men vi må ha dine oppdaterte kontaktopplysninger. Nå – ikke vent til i morgen. Se mer om det nedenfor under pkt 2.
1. Årsrapport og regnskap kommer snart
Du vil snart få tilsendt de vanlige generalforsamlingsdokumentene. Der vil det fremgå årsregnskap for 2020 og styrets beretning, samt planer for 2020.
Også du kan foreslå saker som skal behandles på generalforsamlingen. I år har vi flere saker som krever behandling av generalforsamling. Det gjelder forslag knyttet vedtektsendringer (forberedelse til salg av vaktmesterleilighet), justering av vedtekter og ikke minst renovering av bakgård.
Men også du kan foreslå saker. Da sender du dette inn til asgrefsenveien6@yahoo.no raskt . Da årets generalforsamling gjennomføres digitalt og mye er nytt, er det viktig om du forhører deg med styret om forslaget i stedet kan tas som vanlig styresak.
For at du allerede nå skal få en viss ide om hva som skjer i 2020, så er følger det noen stikkord her:
Styrets plan for 2020
Styrets prioriterte oppgaver er:
• Prosjektere og gjennomføre oppgradering av bakgård. Det hentes inn kostnadsestimat for skisse/utkast jf vedlegg x. Nabosamtaler. Myndighetskontakt eventuelt prosess for byggesøknad. Søke støtte fra kommune og andre for oppgradering av sykkel/avfallssystem.
• Skifte fra kollektiv tv-pakke til bredbåndstilbud.
• Oppgradere HMS system. Kjøp og utdeling av brannteppe.
• Vurdere skifte av ringeklokkesystem
• Tilrettelegge for et eventuelt salg av vaktmesterleilighet. Fortsette juridiske avklaringer, praktiske forhold knyttet til klargjøring av salg, mekler kontakt. Salg innenfor fullmakt av generalforsamling, dersom markedsforholdene er fornuftige. Eventuelt fortsatt utleie. Eventuelt salg, vil gå til ekstraordinær nedbetaling av gjeld.
• Vurdere og eventuelt male enkelte partier i oppgangene
• Konteiner for avfall vil bli bestilt i mai.
• Gjennomgang med byggerådgiver om eventuelle mangler på prosjektet i 2019. Høsten 2020.
2. Du må raskt registrere deg i Usbl portalen – Min Side.
Men først – hva er et digitalt møte?
Borettslag og sameier som forvaltes av Usbl får nå mulighet til å gjennomføre generalforsamlingen/årsmøtet digitalt, via en egen modul i portalløsningen Min side.
Det digitale møtet er ikke et videomøte eller telefonmøte hvor beboerne møtes i samtid. Møtet gjennomføres ved å logge seg inn på Min side, hvor hver beboer gjør sin avstemming på sakene som ligger der i løpet av et angitt tidsrom, for eksempel innenfor 7 dager. Det kan sammenlignes med å logge seg inn på Skatteetaten eller Altinn og levere selvangivelsen, hvor hver person er identifisert og unik. En fullstendig brukerveiledning for gjennomføring av møtene vil bli sendt dere så snart den er klar, og våre kundeansvarlige vil da stå parat til å hjelpe til med å tilrettelegge for en vellykket gjennomføring av møtene digitalt. Sammen skal vi få dette til!
Vi trenger din hjelp
Det første som må gjøres, er at andels- eller seksjonseierne må få tilgang til Min side. For å få dette må USBL ha enten mobilnummer eller/og e-post registrert i våre systemer, slik at de kan opprette bruker og de kan sende ut nødvendig informasjon. Eieren kan også selv kontakte Usbl’s kundesenter.
Registrering på Min side
Ny bruker
Som beboer/ny bruker må det opprettes en BBLiD, og dette kan gjøres via usbl.no, trykk på menyen øverst i høyre hjørne og deretter ikonet for Min side.https://id.bbl.no/useradmin/Profile/New?ReturnUrl=https://usbl.portal.bbl.no/Is3Account/GetClaims&fromLogin=true
Styremedlemmer har allerede tilgang, og kan gå direkte fra portalen til Min side.
Når får jeg tilgang til det digitale årsmøtet?
Styret setter opp det digitale møtet sammen med Usbl. Du vil få en e-post/sms når møtet er klart på Min side. Du vil da også få en veiledning på hvordan du skal gå igjennom sakene og avgi din stemme.
Hva har jeg tilgang til via Min side?
Som eier av en bolig forvaltet av Usbl vil du finne informasjon om ditt boforhold, og informasjon om borettslaget eller sameiet du bor i. Under fanen min bolig, vil du finne detaljert informasjon om felleskostnadene, inkludert KID-nummer hvis du skulle trenge dette. Her vil du også kunne finne informasjon om hvem som sitter i styret, samt ulik informasjon gitt av styret.
Kontakt kundesenteret til Usbl hvis du trenger hjelp på telefon 22 98 38 00 eller på e-post usbl@usbl.no.
Mvh Styret i AS Grefsenveien 6